Уже с 1 января все открытые виды тендеров проводятся исключительно в электронной форме. Но как можно быть уверенным, что участие в тендере принимает именно заинтересованный участник, а не мошенники прикрываются украденным именем?
Зачем нужна электронная цифровая подпись (ЭЦП)?
Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи» и правилам электронных торгов предусмотрен исключительно электронный документооборот. Это значит, что каждый участник и заказчик, желающий участвовать в коммерческих закупках, должен иметь уникальную Электронную Цифровую Подпись (ЭЦП), с помощью которой может подписать тот или иной электронный документ. Таким образом ЭЦП для участия в торгах является одновременно и базовым условием, и необходимым инструментом для участия. Сама электронная подпись представляет собой уникальный электронный ключ для участия в торгах, зарегистрированный на физическое или юридическое лицо. Обладать электронной подписью должен не только руководитель, но и любой сотрудник, если в его должностные обязанности входит подпись документов и их размещение в информационных системах и на электронных торговых площадках.
Электронная цифровая подпись для участия в торгах применяется на всех этапах: от подписания заявки до подписания документов по приему товара, работ и услуг. Также электронная подпись применяется в других работах, связанных с документооборотом, таких как ведение финансовой и бухгалтерской отчетности.
Где можно купить ЭЦП для участия в торгах?
С начала 2022 года обратиться и получить ЭЦП для электронных торгов можно только в учреждениях Федеральной Налоговой Службы (ФНС) или в коммерческом Удостоверяющем центре (УЦ), который имеет аккредитацию от налоговых служб. Список УЦ, получивших аккредитацию, можно найти на сайте Министерства цифрового развития РФ. Исключениями являются бюджетные, кредитные и банковские организации.
Выдавая электронную подпись, федеральная налоговая служба и другие уполномоченные органы гарантируют, что:
- Документы, подписанные этой печатью имеют такой же вес, как и их бумажные аналоги;
- Компания или предприятие, имеющие электронную подпись, действительно существуют и не являются банкротами.
Место получения ЭЦП для торгов зависит от занимаемого поста:
- Для рядовых сотрудников и уполномоченных лиц купить подпись для торгов можно как в УЦ так и в налоговой;
- Руководители юридического лица или ИП, а также первые лица, указанные в ЕГРЮЛ – с 1 января 2022 года право выдать подпись принадлежит исключительно отделам ФНС и УЦ прошедшим дополнительный отбор;
- Директора и сотрудники бюджетных организаций – в Федеральном казначействе;
- Руководители кредитных и банковских организаций получают подпись только в УЦ Центрального банка РФ.
Только выше указанные организации имеют доступ к реестру электронных подписей. Государственные учреждения имеют преимущества, перед УЦ, так как именно госучреждения имеют право осуществлять проверку и определять какой УЦ соответствует требованиям в достаточной мере, чтобы признать его квалифицированным и выдать аккредитацию.
Владелец ЭЦП получает сертификат, подтверждающий факт приобретения подписи с указанием её срока годности. Электронная подпись является аналогом рукописной подписи и печати, гарантией, что электронные документы и контракты подписаны уполномоченным лицом и имеют юридическую силу. Подпись и носитель являются имуществом её владельца.
Как получить ЭЦП и сертификат для участия в тендерах и аукционах?
Для того чтоб купить ЭЦП для участия в торгах руководитель или сотрудник должен лично подать заявление в бумажной форме и предоставить пакет документов:
- Паспорт (для идентификации личности);
- СНИЛС;
- ИНН;
- Носитель – защищенный и сертифицированный электронный носитель, похожий на флэшку (USB-токен). Сертификат к носителю тоже нужно предоставить для получения подписи.
Если руководитель или сотрудник получают электронную подпись впервые, тогда требуется личное присутствие в офис УЦ или в отделение ФНС. В дальнейшем можно будет продлевать срок действия подписи удаленно, заполнив заявление на сайте и подписав его ещё действующей подписью. Если срок действия подписи уже истек, нужно лично подать заявление для получение новой подписи. Изготовление, регистрация и получение печати не занимает больше часа.
Налоговые органы выдают подписи бесплатно, но это касается только электронного ключа для торгов и файлов, записанных на носителе. Сам носитель должен приобретаться отдельно.
Преимуществом коммерческих УЦ является то, что спектр из услуг значительно шире. Они могут предоставить помощь и предоставить необходимую информацию как пользоваться ЭЦП в зависимости от индивидуальных нужд любой компании.
Платные услуги, которые обычно предлагаются аккредитованными и доверенными УЦ:
- Получение сертифицированного носителя (токена);
- Покупка специализированных компьютерных программ и их установка;
- Настройка программ для обеспечения работы подписи;
- Консультация как пользоваться подписью и программами.
Ознакомиться со стоимостью сопутствующих услуг можно на сайте аккредитованного УЦ или государственной налоговой службы.
Когда нужно получить ЭЦП для электронных торгов?
Зарегистрироваться и получить доступ к торговым площадкам на которых проводятся электронные тендеры и аукционы возможно только уже имея электронную подпись. При этом не имеет значения кем вы выступаете: заказчиком, участником или предоставляете услуги по сопровождению на торгах. То есть купить ЭЦП для торгов нужно сразу, как только вы решили, что будете иметь дело с электронными торгами по 44-ФЗ или 223-ФЗ. Заявки на участие в торгах также должны быть подписаны электронной подписью.
Оформление цифровых подписей для сотрудников: последние изменения в процедуре
ЦП для сотрудников отличаются от подписи руководителя тем, что её можно скопировать, и она может иметь разное содержание. В 2022 году сотрудники могут получить ЭЦП двух видов:
- С данными сотрудника и организации-работодателя;
- Квалифицированная электронная подпись физического лица.
Первую подпись сотрудник использует только для подписания документов от имени юридического лица – работодателя. Предоставление доверенности при этом не требуется. Такие подписи будут действительны только до конца 2022 года.
Второй вид может использоваться для подписи как личных документов, так и подписания от имени работодателя. Но право подписи необходимо подтвердить прилагаемой электронной доверенностью от юридического лица.
С марта по декабрь 2022 года право выбора получить тот или другой вид подписи остается за сотрудником. Этот переходный период служит для того, чтоб дать время изменить электронные площадки, информационные системы и сервисы, сделать их пригодными для работы с электронными доверенностями. Если сотрудник работает на площадках и в системах, которые не поддерживают работу с доверенностями – нет смысла получать подпись для физического лица до момента, когда изменения не будут внесены.
С января 2023 года к использованию будут разрешены только подписи для физических лиц с прилагающейся доверенностью. Однако до 1 марта 2022 года форма электронной доверенности, которая будет едина для всех информационных систем, не установлена. Соответственно до этого времени оформить и использовать подпись физического лица для участия в госзакупках и коммерческих торгах на электронных торговых площадках (ЭТП) невозможно.
Полученная подпись имеет юридическую силу в течение 12 месяцев от её получения. Чтобы продлить срок действия ЭЦП, необходимо заранее подать на повторный выпуск, если электронная подпись для торгов уже не актуальна – подать документы на получение новой. Выпускается подпись для руководителя и сотрудников только раз, получить вторую подпись владелец не сможет до окончания срока действия первой.
В связи с изменениями правил аккредитации в 2021 году многие УЦ не получили аккредитацию. Срок действия подписей, выданных УЦ, но не прошедших аккредитацию в 2021 году короче. Они имели силу лишь до 31 декабря 2021 года, даже если с момента их получения не прошло 12 месяцев. Все подписи, выданные УЦ, которые получили аккредитацию, можно использовать до конца 2022 года. Но выдать подписи руководителям даже аккредитованные УЦ без специального разрешения от ФНС в 2022 году уже не могут. УЦ имеющие разрешения от ФНС выпускать подписи для руководителей называются доверенными.
Для того чтобы использовать ЭЦП для участия в электронных торгах недостаточно просто ее наличие. Необходимо также купить лицензию и установить на рабочий компьютер специальную программу, выступающую как средство криптозащиты. После этого можно приступать к работе.